3 étapes clés pour organiser un Hackathon

C’est quoi un Hackathon ?

Par définition, un Hackathon est un événement où des participants se réunissent pour concevoir des solutions sur une période déterminée. L’objectif est qu’au bout du Hackathon, l’avancée des projets soit la plus aboutie possible et qu’un Jury sélectionne la meilleure solution, basée sur son originalité et sa faisabilité. D’autre part, le concept du Hackathon repose sur la fusion des termes suivants :

• Hack : issu de l’anglais, ce terme fait référence à une notion de résolution de problèmes.
• Marathon : dans ce cas, le terme marathon marque la gestion de l’effort.

En quelque sorte, la gestion de l’effort et la résolution des problèmes sont les inspirations qui animent un Hackathon. Pour aller plus loin, les Hackathons instaurent une phase de problématisation autour du questionnement. Ce dernier instaure l’idéation (solution).

Il en découle une phase de création qui permet notamment de constituer un livrable. Par ailleurs, la présentation est partagée au collectif sous forme de pitch et un vote final désigne le choix de la meilleure solution.

À l’origine, les Hackathons étaient destinés aux développeurs pour penser et programmer de nouvelles solutions dans un temps imparti. Aujourd’hui, les Hackathons évoluent pour porter les compétences des participants au profils diversifiés (programmation, Design, Business,…), en présentiel ou en ligne.

Pourquoi organiser un Hackathon ?

Ces dernières années, la nécessité de s’adapter est toujours plus importante. En effet, l’actualité fluctuante amène les entreprises à repenser leur façon d’innover pour se réinventer. Cette nécessité passe par une étape d’anticipation. Pour anticiper ces changements, l’Innovation doit accorder les transformations organisationnelles, technologiques et d’usage au besoin d’efficacité en entreprise.

Concrètement, le but est de viser de nouveaux objectifs pour une entreprise plus responsable. Par conséquent, l’idée est d’enraciner l’Innovation sur la richesse du collectif, nourrie par les expériences et cultures de chacun. Cette vision permet d’accélérer de nouvelles initiatives. Dans cet ordre d’idées, il devient possible de réaliser les actions suivantes :

• Engager : les collaborateurs d’une équipe sont portés par une dynamique apprenante, inspirante et créative.
• Générer : l’intelligence collective fait émerger de nouvelles idées.
• Accélérer : les projets avancent plus rapidement pour répondre aux enjeux actuels.

Comment organiser un Hackathon ?

Fort de son expérience en gestion de projet et formation, le Schoolab développe de grandes convictions. Pour la conception et l’animation de Hackathons, l’accompagnement de Schoolab est basé sur 3 piliers :

Organiser un Hackathon en suivant 3 étapes clés

En règle générale, la réussite des Hackathons repose sur une expérience globale, ce qui maximise aussi l’impact de l’événement. Fort de son expertise au service des entreprises, Schoolab accompagne les projets et organise un Hackathon en suivant 3 étapes clés :

Étape 1 : Cadrage

Avant toute chose, il est indispensable de procéder à une phase initiale de cadrage pour structurer le développement d’un Hackathon. Au cours de cette première étape, le déroulement de l’événement se peaufine avec les collaborateurs et Schoolab :

Étape 2 : Conception

La conception du Hackathon se décline autour d’une série d’objectifs. Ces derniers peuvent garantir la réussite de cette démarche. L’objectif premier est de co-construire le déroulement du Hackathon et de l’événement avec une approche orientée vers l’utilisateur. La méthode consiste à capitaliser la pluridisciplinarité et l’intelligence collective.

Dans un second temps, la vérification de l’adéquation du déroulement est effectuée, en tenant compte des problématiques du Hackathon. Ensuite, les outils méthodologiques (guide pratique et canvas), liés à chaque séquence de travail sont adaptés. D’ailleurs, des animations sont également proposées tout au long du Hackathon afin de dynamiser l’expérience.

De même, le carnet de bord du Hackathon se construit. Ce dernier est distribué aux participants le jour de l’événement. Enfin, le sourcing des participants est co-géré et Schoolab accompagne la constitution des équipes. En ce qui concerne la conception de l’équipe d’animation, la méthode consiste à identifier chaque ressource clé interne ou externe.

Le but est de construire une équipe d’animation pluridisciplinaire constituée de facilitateurs accompagnés par des experts méthodologiques et thématiques. L’objectif est aussi de présenter le contexte du Hackathon à l’équipe d’animation. En somme, il est nécessaire d’embarquer l’équipe d’animation sur le déroulement et outils méthodologiques du Hackathon. Au bout de cette seconde étape dédiée à la conception du Hackathon, les livrables suivants ressortent de cette co-construction :

• Déroulement du Hackathon finalisé.
• Carnet de bord du Hackathon.
• Canvas et support d’animation finalisés dans leur intégralité.
• Casting complet de l’équipe.
• Support de formation au déroulement du Hackathon.

Étape 3 : Animation

L’expertise de Schoolab oriente l’organisation de l’animation d’un Hackathon autour de 4 temps forts, dans le but de maximiser davantage l’impact. Pour ce faire, le principe de l’animation consiste à instaurer les actions suivantes :

• Échanger : Ce temps d’échange permet de faire partager le collectif (vision, envies, apprentissages, aspirations) pour recréer du lien au travers de l’instauration d’un dialogue. Ce format se décline sous forme de REX, tables rondes ou encore, de visites de lieu en présentiel/virtuel.
• Restituer : La restitution permet d’ancrer les apprentissages, de partager, récupérer des feedbacks, tout en prenant du recul.
• Inspirer : Ce temps fort, axé sur des talks, démos d’outils de type VR, est l’occasion de sortir du quotidien, de décaler les regards. Le temps d’inspiration permet aussi de nourrir la réflexion et de mettre en relief des analogies et cas inspirants.
• Collaborer : La collaboration fait croiser les regards pour s’ouvrir à de nouveaux acteurs qui apportent de nouvelles méthodes d’apprentissage et un éclairage distinct, avec la capitalisation de l’intelligence collective lors d’ateliers de Design Thinking, serious game,…

Plateforme digitale Inject : soutenir et dynamiser un Hackathon en ligne

La plateforme digitale Inject permet de soutenir et dynamiser un Hackathon en ligne de façon performante. Distribuée en marque blanche, Inject est dédiée à la gestion de programmes d’Innovation. Cette plateforme digitale source les projets et permet aux collaborateurs d’une équipe de communiquer. Inject propose une expérience sur mesure à travers 3 modules principaux :

• Workspace : espace de travail collaboratif, gestion des membres de l’équipe, live-chat équipe et mentors (suivi des étapes du programme, téléchargement de livrables, accès Toolkit,…).
• Sourcing : Création d’un mini-site de présentation du programme (calendrier, brief, liste des projets,…), votes de la communauté et jurys experts,…
• Pilotage et analyse : tableau de bord reprenant le suivi de l’engagement utilisateurs, KPi personnalisables afin de mesurer l’impact, sélectionner et accompagner les projets.