10 juin 2020

Comment sommes-nous passés en 10 jours d’un événement de plus de 200 personnes à un événement en ligne ?

Guillaume Larieu
Ingénieur, Directeur pédagogique chez 

Depuis 15, le Tradeshow du programme CPi est un rendez-vous incontournable des cursus grandes écoles de CentraleSupélec, l’ESSEC et Strate Ecole de Design. La crise du Coronavirus nous a obligé, dans l’urgence, à convertir les 20 stands des projets, et globalement toute l’expérience en 100% digital pour plus de 200 étudiants, professeurs et partenaires entreprises. On vous raconte comment.

Qui aurait su, il y a 15 ans que l’on se retrouverait à digitaliser du jour au lendemain un événement de plus de 200 personnes ? Le programme CPi (Création d’un produit innovant) est né en 2005. . À l’époque, les fondateurs Schoolab s’étaient lancés un pari fou : concevoir un programme académique unique pour faire d’équipe pluridisciplinaire d’étudiants une brique essentielle de l’innovation des grandes organisations. Le CPi devenait alors le premier programme de Design Thinking et d’open innovation en France. Aujourd’hui, le CPi c’est plus de 2,000 alumnis, plus de 250 projets d’innovation, et une équipe qui se réinvente quotidiennement pour proposer le meilleur aux étudiants et aux entreprises.

Qui aurait pu imaginer, 15 ans plus tard qu’en une semaine, nous nous retrouverions dans une situation de confinement strict et que le CPi allait devoir se réinventer en seulement quelques jours, dans une forme efficace, collaborative et enthousiaste ?

Revenons quelques temps en arrière, le CPi est le plus grand programme d’open-innovation pluridisciplinaire de France avec 200 étudiants ingénieurs de Centrale Supélec, de business school de l’ESSEC et designers de Strate École de Design. Ils travaillent chaque semaine pendant 6 mois sur une véritable projet proposé par un client corporate. C’est comme ça que sont nés, par exemple, la chaise antistress présentée par Sanofi au CES de 2018 de Las Vegas, ou le croisillon pour les sacs de vente à emporter que vous retrouvez dans les 1900 McDonald’s de France.

Depuis 15 ans, le programme a pour tradition de s’achever lors d’un événement, le Trade Show, où les étudiants présentent fièrement le travail effectué pendant 6 mois. Chaque équipe rivalise d’ingéniosité pour imaginer des stands, affiner leur pitch devant non seulement le jury mais aussi les dizaines de visiteurs impromptus qui se baladent.

Cette année, le Trade Show devait se dérouler le 26 mars 2020 dans les locaux du Schoolab rue de Cléry, mais les choses ne se sont pas passées comme prévu :

11 mars : L’OMS fait passer l’épidémie du Covid-19 au statut de pandémie. Le gouvernement annonce rapidement l’interdiction des événements de plus de 100 personnes

12 mars : Réunion de crise : Doit on annuler l’évènement ?

13 mars : L’équipe décide de changer 15 ans de tradition et d’organiser l’évènement Le Trade Show en distanciel, la course contre la montre commence…

17 mars : Annonce du confinement. Mon rêve de présenter le Trade Show en peignoir se réalise…

“Quoi de mieux qu’une contrainte pour favoriser l’imagination et amener à une innovation” ?

Nous avons tous déjà entendu cette phrase lors d’exercices de créativité que nous avons l’habitude de mener. J’étais toutefois loin d’imaginer qu’il allait falloir l’appliquer dans un temps aussi court et pour un événement générant habituellement autant d’attentes.

J’ai la chance de diriger le CPi depuis 2 ans et de travailler avec une équipe agile, alors quand il a fallu relever le défi de digitaliser le Trade Show, l’ensemble de l’équipe était partante pour relever le défi.

Notre objectif : recréer un espace d’échange fluide et assurer l’interactivité enthousiaste de l’événement. Les invités : étudiants, collaborateurs d’entreprises, jurés, tuteurs ont tous répondus présents à l’appel. En cette deuxième semaine de télétravail où étonnement et inquiétude se mêlaient, chacun avait pourtant très envie de garder le lien et terminer ce projet de 6 mois lors d’un temps chaleureux. C’est un moyen pour chacun de venir se nourrir du travail de chaque groupe, comprendre les problématiques et enjeux de différents secteurs d’activité et ouvrir leur chakra sur les nouvelles méthodologies de travail.

Grâce à l’adaptation de notre plateforme Inject, outil de travail collaboratif, nous avons su recréer salon virtuel dans lequel les étudiants ont exposé leur travail, ainsi que des salles de discussion afin que les étudiants détaillent le contenu de leur travail et prototype.

Les ingrédients miracle pour la réussite de cette digitalisation :
Une équipe motivée et dynamique prête à relever un défi : j’ai la chance de travailler avec une équipe qui connaît bien les méthodes agiles, enthousiaste et qui aime relever les défis
Une excellente équipe Tech réactive jour (et nuit) qui sait prioriser et adapter rapidement les outils en fonction des besoins utilisateurs
Une culture d’entreprise très forte et un fondamental commun : l’envie commune de réussite pour ce programme historique
Un beau peignoir pour être présentable à toute heure et travailler confortablement
Une bonne dose d’humour et d’énergie le jour J.

L’urgence nous a poussé à travailler en méthode agile, sur des sprints d’une journée, chaque matin et chaque soir nous validions avec l’équipe tech l’avancée de notre outil et des fonctionnalités nécessaires à l’événement.

Alors un grand merci à l’équipe, mais plus spécialement encore à nos clients qui nous ont fait confiance et à nos chers étudiants merveilleux de bonne humeur et de rigueur.

Merci au Schoolab de nous laisser la liberté d’être créatif, surtout en temps de confinement.

Si vous souhaitez faire partie de la prochaine promotion de partenaires du CPi, contactez : guillaume@theschoolab.com

Si vous souhaitez voir notre vidéo d’introduction de cette belle journée du Trade Show (et voir mon joli peignoire) c’est par ici : https://www.youtube.com/watch?v=fWeUoXIQ5PQ&t=3s

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