2 avril 2020

Management et RH : 5 réflexes pour gérer une crise inattendue

Fatimata Ndongo
Talent Manager chez Schoolab
formation en ligne entrepreneuriat piscine

« Comme beaucoup de sociétés en France la situation est et sera difficile. On doit être le plus responsable possible, laisser passer l’orage en préservant au maximum l’existant, mettre en attente certaines choses pour mieux repartir après cette crise. »
Ces quelques mots de Julien Fayet, l’un des trois co-fondateurs de Schoolab ont donné le ton de notre première réunion d’équipe à distance.

Telle une vague qui frappe de plein fouet un navire, nous avons toutes et tous été sonnés par l’arrivée de Covid-19.

Anne-Laure WALTER et moi-même Fatimata NDONGO, sommes toutes les deux Talents Manager chez Schoolab. En cette première semaine de confinement, créativité, spontanéité et transparence ont été nos armes pour gérer cette situation inédite. Entre meetings en visio et pauses biberons, voici 5 actions que nous avons spontanément et rapidement mis en place pour accompagner nos Talents (comprenez collaborateurs) à distance…

1. Management : Apportez des réponses à leurs questions

Vos collaborateurs s’inquiètent et se posent énormément de questions, ce qui est tout à fait normale et compréhensible, les nôtres aussi : Qu’est-ce que le chômage partiel ? Vais-je subir une baisse de salaire ? Les augmentations et primes validées sont-elles maintenues ? Les stages et alternances sont-ils interrompus ? Que se passera t-il pour les personnes en période d’essai ? Quel sera l’impact financier ?

L’équipe Admin / RH, finances et les co-fondateurs de Schoolab se sont réunis et ont pris le temps d’y apporter des réponses claires et les ont partagés à toute l’équipe lors de notre petit-déjeuner d’équipe virtuel mercredi 18 mars qui a réunit 96 personnes !

Si vous êtes 10, 100 ou 500 dans votre entreprise aujourd’hui, c’est grâce aux efforts de votre équipe : du stagiaire en communication, au comptable, en passant par le chef de projet. Vous formez une équipe, une équipe qui célèbre les succès ensemble mais qui traverse également les épreuves ensemble. Il est important d’être honnête et de partager en toute transparence les difficultés et défis auxquels vous allez devoir faire face : l’activité et la situation financière de l’entreprise face à cette crise, les postes qui seront soumis au chômage partiel, l’impact sur leur rémunération, les stages et alternances qui seront maintenus et ceux qui seront interrompus.

2. Créez du lien en télétravail

Slack est une plateforme de communication collaborative qui permet aux équipes d’interagir, partager des documents, photos, vidéos. Une chaine de discussion = un sujet, ce qui permet de fluidifier les échanges et faciliter le partage d’informations.

Pour être tout à fait honnêtes avec vous, avant le confinement, nous avions des difficultés à faire migrer l’intégralité de nos équipes sur cette plateforme #WhatsappLovers, ce qui engendrait des pertes d’informations. Aujourd’hui, avec 111 personnes en télétravail, dispersées dans 8 pays il n’est désormais plus possible de se limiter à Whatsapp. Les quelques personnes qui utilisaient Slack ponctuellement se sont tout naturellement tournées vers la plateforme pour échanger avec le reste des équipes.

Un aperçu de notre channel Slack #the-remote-life

Nous avons créé #the-remote-life, une chaîne qui permet à tous de partager des photos, vidéos, anecdotes de leur vie en télétravail. On découvre l’environnement de travail des autres, en plein air ou à la maison, on rit, on se taquine, c’est fun, ça nous rapproche et ça détend l’atmosphère. Chaque fin de semaine nous envoyons à l’équipe une compilation vidéo des photos et vidéos partagées !

Les outils de webconférences comme Zoom ou Hangout sont aussi de bon moyen de recréer à distance les moments de vie et de partage du bureau.

Une de nos équipes se réunit sur Google Hangout

3. RH : Prévenez la surchauffe !

Bien que le télétravail soit très largement pratiqué par nos Talents (collaborateurs), notamment pour travailler sur des sujets de fond, très peu d’entre eux le sont à 100% (3 sur 111). Comme toute nouvelle situation, un temps d’adaptation est nécessaire avant de trouver le bon rythme de croisière. En effet, quand on travaille chez soi on supprime le temps de trajet entre le domicile et le bureau, les sollicitations et échanges avec l’équipe, les pauses café, les déjeuners en équipe.

Avoir moins d’interactions et d’interruptions laissent beaucoup plus de temps pour travailler… parfois un peu trop. Pour prévenir la surchauffe nous avons aménagé des pauses, les « bulles d’air », directement intégrées dans les agendas de nos Talents afin de permettre à chacun.e de faire une pause en visio ou par téléphone avec le reste de l’équipe.

Nous avons également repensé la newsletter RH envoyée tous les mercredis matins en y intégrant du contenu adapté à la situation pour les aider à maintenir un bon équilibre entre leur vie personnelle et leur vie professionnelle : une liste de conseils pour être efficace en télétravail, une liste d’activités pour occuper les enfants, une liste d’activités pour continuer d’apprendre, se cultiver, se distraire pendant leur temps libre.

4. Soyez un manager et un collègue l’écoute

Allez-vous interrompre mon stage / mon alternance ? est la question phare que se posent la plupart de stagiaires et alternants actuellement en entreprise.

Avant de prendre une quelconque décision, il était primordial pour nous de contacter chaque stagiaire et alternant pour prendre des nouvelles sur les points suivants :
– Pour nous assurer qu’ils se portent bien
– Qu’ils sont bien entourés
– Qu’ils ont des proches à proximité (notamment ceux qui vivent seuls)
– Les questionner sur leur ressenti face à cette situation
– La gestion de leurs missions à distance.
Le manque de visibilité sur notre situation à court terme nous empêche aujourd’hui d’apporter une réponse précise à cette question. Ce qui est sûr c’est que nous mettrons tout en oeuvre pour maintenir les stages et alternances en cours.

Fatimata Ndongo, RH

« Soyez au maximum transparents avec eux sur la situation pour lever leurs inquiétudes et angoisses. Assurez un suivi individuel et régulier de leur état d’esprit, de leur charge de travail pour prévenir surchauffe ou démotivation. »

5. Managers : Maintenez le cap !

Ce qui nous a impressionné dans ce confinement, c’est de constater la résilience de nos Talents, leur engagement et leur proactivité face à cette situation inédite. Ils ont d’eux-mêmes activé des ressources pour poursuivre l’accompagnement des startups à distance, animer des formations, workshops et webinars pour nos clients, maintenir le lien avec notre communauté. Cet élan de solidarité qui a naturellement émergé chez nous et que vous avez sans doute ressenti au sein de vos équipes, est et sera plus que jamais de mise pour maintenir le cap…

Contact : talent.rh@theschoolab.com

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