23 mars 2020

Remote Manager : comment manager en temps de confinement ?

Carine Sit
Partner and Head of Innovation Campuses and Labs chez Schoolab

Depuis une semaine et pour près de la moitié des travailleurs, le travail à distance s’est imposé comme le seul moyen de poursuivre ses activités professionnelles. Un changement de routine qui peut signifier un réel bouleversement pour celles et ceux habitués au quotidien de relations physiques et aux cadences rythmées par “une vie de bureau”. 

Télé-travail : comment manager en temps de confinement ?

La période incite à instaurer de nouvelles dynamiques, plus respectueuses des contraintes personnelles induites par le confinement, mais aussi plus souples, plus ouvertes pour que perdure la cohésion d’équipe. L’exigence autour du rôle du manager s’en trouve, sinon modifiée, en tout cas mise en exergue par ces circonstances inédites. 

Car cette fois, il ne s’agit pas “simplement” de coordonner une équipe répartie sur plusieurs lieux de travail, mais bien d’assurer une certaine forme de continuité dans les missions à accomplir et d’assumer certaines formes de ruptures dans un contexte qui y contraint – le tout au coeur d’un environnement émotionnel instable et inconnu. 

Nos 4 recommandations pour manager en temps de confinement :

S’il est encore trop tôt pour pouvoir donner des leçons et tirer tous les apprentissages auxquels cette crise exhorte, voici quelques pratiques et conseils, ici présentés comme autant d’invitations à réflexion.


1/ Informer et communiquer

  • Donner aux travailleurs de la visibilité sur leurs droits et leurs devoirs : dans cette boulimie d’informations, il est difficile pour les collaborateurs de se repérer et de comprendre les mesures susceptibles de les affecter. Le rôle du/de la manager est d’aider ses équipes à avoir des informations claires et de leur communiquer les politiques prises à l’échelle institutionnelle et à celle de l’entreprise, en leur détaillant précisément les implications concrètes qu’elles ont sur l’exercice de leurs fonctions. -> Soyez explicites et transparents.

  • Entretenir un espace ouvert et bienveillant pour accueillir les émotions et les doutes : Si le/la manager n’a pas vocation à se substituer à un coach de vie, il/elle doit néanmoins prendre en compte le niveau de stress et d’anxiété de ses collaborateurs et adapter ses modes d’interactions en fonction. Dans cette période de turbulence, il est clé d’offrir à ses équipes l’espace pour partager états, difficultés, questionnements et joies. Le soin mis à la communication entre le/la manager et ses équipes est un garant de la préservation du lien social mis à mal pendant cette période de confinement, qui pour certains peut être synonyme d’isolement. -> Faites preuve d’empathie et d’écoute. 

  • Choisir les canaux de communication appropriés : téléphone, SMS, slack, whatsapp, mails, visio,… avec l’éloignement, les canaux de communication se multiplient pour le meilleur et pour le pire. Mal géré, cet afflux de messages peut provoquer une sur-sollicitation, là où le confinement amène déjà pour beaucoup une charge supplémentaire (courses, cuisine, garde d’enfants, soin des proches,…). Il est primordial de communiquer avec parcimonie (fréquence, durée,…) et de choisir le canal approprié pour faire passer les messages. -> Rationalisez vos modes d’interaction et accompagnez vos équipes dans la prise en main des outils et plateformes.

2/ Organiser et prioriser les missions

  • Se concentrer sur l’essentiel : chômage partiel ou pas, la période incite à concentrer les efforts et l’énergie sur les missions les plus indispensables, celles qui permettent aujourd’hui à l’entreprise de mieux traverser la crise et qui lui permettront demain de rebondir. -> Aidez les collaborateurs à identifier les tâches clés et à ne pas s’encombrer du superflu. 

  • Permettre le travail de fond et la formation : pour certains, la période de confinement est un moment de répit dans l’opérationnel d’urgence qui tend à définir le quotidien. L’occasion donc de s’atteler à des tâches de fond (structuration, capitalisation des connaissances, archivage des dossiers, mise à jour de présentations, analyse concurrentielle,…), mais aussi l’opportunité pour les collaborateurs de se former -> Dressez avec les équipes les missions au long cours et les formations à suivre en fonction de l’énergie et du temps disponible. 

  • Accueillir l’innovation : les meilleures idées surgissent souvent dans les périodes les plus inattendues. Le confinement, et toutes les remises en cause qu’il suscite, peut être le moment idéal pour faire germer des nouvelles propositions d’organisation, d’offres, de services,… -> Créez un espace digital (ex: Notion, Trello ou tout simplement un Google Doc partagé) dans lequel les collaborateurs pourront y déposer leurs idées, réflexions sur l’évolution de votre activité.

3/ Rythmer la vie et le travail d’équipe 

  • Mettre en place des rituels : parce qu’il ne nous est plus donné l’occasion d’une pause café improvisée ou d’un déjeuner partagé, d’un regard échangé par dessus l’ordinateur ou d’une réunion de début de journée, il est nécessaire pour garder le lien de créer les occasions de rencontres et d’échange formel et informel (ex: pauses café virtuelles, réunions d’équipes, 1-1,…) -> Planifiez des moments d’équipe, dans le respect des contraintes individuelles d’agenda, pour entretenir et nourrir la dynamique collective.

  • Piloter les projets en cultivant la confiance et l’autonomie : plutôt que de céder au micro-management, le travail à distance est l’occasion de mettre en oeuvre des formes de leadership inspirées par la responsabilisation et l’autonomisation des collaborateurs. Et pour que l’information circule, rien de mieux que des plateformes de partage  (ex : Notion et sa création de dashboards et de wikis, Slack pour l’échange d’informations et de fichiers, Trello,…), sur lesquelles chacun(e) peut mettre à jour et en visibilité ses avancées -> Mettez en place les outils collaboratifs qui permettent à chacun de renseigner et de suivre les projets.

4/ Préserver le lien, la motivation et l’enérgie 

  • Préserver le lien avec les autres équipes : il peut être tentant de restreindre ses interactions à sa seule équipe et d’ainsi créer des silos qui seront difficiles à dépasser en temps de reprise. Pour éviter cette distanciation, pensez à appeler vos pairs. L’occasion de prendre de leurs nouvelles, d’échanger vos ressentis et bonnes pratiques en tant que managers et d’avancer ensemble à la résolution des défis collectifs -> Prenez le temps de discuter avec vos homologues.

  • Préserver l’envie et la motivation : pour soutenir les équipes et faciliter la reprise, il est important de maintenir la motivation dans la distance et dans la durée. La crise offre l’occasion de mettre en perspective la raison d’être de l’activité et les changements de systèmes auxquels nous sommes appelés. -> Créez le dialogue avec vos équipes sur la manière dont votre activité peut contribuer à façonner un modèle de société plus souhaitable. 

  • Préserver la santé de ses équipes et la sienne : last, but not least. Plus que jamais, il est primordial de veiller à la santé des collaborateurs et de la sienne. Le confinement tend à accélérer la dissolution des frontières vie privée/vie professionnelle, faisant peser le risque que certains se noient dans le travail, afin de chasser l’ennui, l’angoisse ou la culpabilité. -> Prenez régulièrement des nouvelles de vos collaborateurs, incitez les à prendre des pauses (ex : bloquez dans leurs agendas des plages “Sans réunion”/ “ Respiration”) et plus simplement à se reposer.

Prenez régulièrement des nouvelles de vos collaborateurs, incitez les à prendre des pauses

Et surtout, ne vous oubliez pas vous-même dans le process. 

Car bientôt, il sera temps d’anticiper.

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