18 mars 2020

Webinars, meetings, workshops... comment mieux collaborer à distance

Pierre de Milly
Partner chez Schoolab

Le contexte actuel de lutte contre l’épidémie de COVID-19 est l’occasion d’apprendre à mieux travailler ensemble à distance. Une entreprise qui arrive à collaborer aussi bien à distance qu’en présentiel a beaucoup à y gagner :

  • plus de flexibilité pour équilibrer vie perso / vie pro
  • un plus large vivier de talents pour le recrutement
  • moins de déplacements donc une empreinte carbone réduite et moins de temps perdu dans les transports
  • la possibilité de s’isoler pour se concentrer sur du travail de fond

Mais tandis que le remote est déjà largement pratiqué dans les métiers créatifs ou techniques (designers, développeurs, architectes, etc.), il semble plus contraignant pour des métiers où les échanges, les discussions, les rencontres composent la majorité de nos journées.

Olivia Scotti, Responsable Programmes d’Acculturation

« Se croiser dans un couloir, prendre le temps pour un café… tous ces échanges informels n’étant plus possible à distance, il est important re-créer ces moments informels à distance. Plus que jamais dans ces périodes de crise les équipes ont besoin de moments de discussion : questions, doutes ou victoires du quotidien. C’est ce qui permet de consolider le lien avec l’autre et avec notre culture d’entreprise.« 

C’est notre cas à Schoolab où nous favorisons la collaboration et l’agilité en animant des workshops, design sprints, hackathons, weekly meetings, etc. Nous vous proposons ici les bonnes pratiques pour les 3 formats que nous pratiquons le plus à distance : webinars, meetings & workshops. Mais avant tout :

Un conseil pour manager en télé-travail : ne multipliez pas les outils !

Chaque outil supplémentaire doit être pris en main et demande de nouvelles habitudes. Dans la majorité des cas, vous avez besoin d’un outil de visio-conférence et d’un outil de collaboration écrite ou visuelle. Et c’est tout !

#1 – Webinar, pour mieux informer

Webinar : À quoi ça sert ?

Comme une réunion d’information ou une conférence, le webinar sert à informer sur un nouveau process, projet, etc. et à répondre aux questions, notamment au-delà de 15-20 participants.

Webinar : Quel outil utiliser ?

Utilisez un outil descendant où seul le speaker parle. Les plateformes de live streaming comme Youtube Live ou Twitch sont particulièrement adaptées.

Si vous n’avez pas accès à ces outils ou qu’ils sont trop techniques, vous pouvez utiliser un outil de vidéoconférence comme Google Hangouts ou Zoom qui supportent plusieurs dizaines voire centaines de participants à la fois en version pro.

Dans ce cas, demandez aux participants de couper leurs caméras et micros afin de laisser la place au speaker principal.

Astuce : Google ont rendu les fonctionnalités pro de Hangouts Meet gratuites pendant la durée de l’épidémie.

Il vaut mieux récolter les questions des participants par écrit (dans le chat annexe à la visio) et les lire à voix haute à tous avant d’y répondre comme on le ferait dans une conférence.

Julien Fayet Co-Fondateur Schoolab

« Dans un délai de l’ordre de quelques jours nous avons dû changer toutes nos réunions d’équipe hebdomadaires. Pour continuer à collaborer et à avoir un lien fort entre les équipes nous faisons un webinar par semaine de maximum 1h avec l’ensemble des employés. On utilise ce format pour des moments d’information RH ou encore pour partager toutes les actions mises en place face à la crise. Ca permet de maintenir le sentiment d’appartenance à l’entreprise et de motiver !« 

Comment réussir son webinar ?

Quelques conseils et bonnes pratiques :

  • Prévoir 15 minutes d’installation de tous les participants et de soucis techniques
  • Préparer un support visuel (slides, demo, etc.) écrit suffisamment gros pour être lisible par tous
  • Soyez plus courts et concis qu’en présentiel : on se déconcentre plus facilement à distance
  • Donnez du rythme en posant des questions et en lisant les réponses dans le chat
  • Répétez les points importants plusieurs fois au cas où certains les ont manqué (problème de son, latence, déconcentration…)

Si vous suivez tous nos conseils et faites preuve de bon sens et d’inventivité, tout se passera bien et vous découvrirez peut-être que vos participants ont retenu plus de choses que si vous les aviez vus en personne !

#2 – Remote : Comment organiser ses meeting et réunions d’équipe pour se coordonner ?

Une étude estime à près de 31 000 $ les économies annuelles engendrées par un équipement pour une seule personne qui doit assister à une réunion par mois.

Etude Infocus

Meeting à distance : À quoi ça sert ?

Le meeting à distance est déjà beaucoup pratiqué en entreprise mais il a souvent mauvaise réputation : sujets qui durent, participants qui lisent leurs mails, etc. Pour éviter cela, il doit avoir un objectif clair : coordonner une équipe avant de se remettre chacun à ses taches de manière efficace.

Depuis le confinement j’ai mis en place 2 réunions journalières de 20 minutes avec mes équipes. Une le matin au format standup meeting où chacun donne son objectif du jour. Et une autre informelle le soir où on ne parle pas de travail mais on discute ensemble ! Les équipes sont très contentes et se sentent encore plus soudées qu’avant.

Paul Socquet, Manager de l’équipe Sales

Réunions à distance : Quel outil utiliser ?

Les outils de visioconférences sont parfaitement adaptés : Google Hangouts, Zoom, etc. mais il faut suivre des règles strictes :

  • 1 personne = 1 ordinateur — si plusieurs participants sont dans la même pièce, ils risquent de parler entre eux et d’exclure les autres
  • se mettre dans un endroit calme avec une connexion stable — sinon, couper son micro
  • activer sa camera — la communication passe aussi par le visage
  • partager son écran le plus possible — par exemple sur un board Kanban ou un retro-planning

Télé travail : Comment réussir son meeting d’équipe ?

Quelques conseils et bonnes pratiques :

  • éviter de dépasser 30 minutes — on se déconcentre plus facilement à distance et les tentations sont nombreuses !
  • composer l’ordre du jour en amont — que chacun prenne le temps de préparer les sujets qu’ils souhaite partager
  • prioriser les sujets — on ne peut pas parler de tout, ne pas hésiter à remettre des sujets à plus tard
  • prendre des notes — sur le moment plutôt qu’après coup, plutôt dans un outil de gestion de projet que dans un document ou mail

Vous pratiquez sûrement déjà des meetings à distance mais ces quelques conseils peuvent vous aider à les rendre plus efficaces et à mieux coordonner votre équipe !

Notre conseil : c’est le moment de passer en mode projets agiles

Depuis 10 ans nous formons les entreprises du CAC 40 et les PME aux méthodes agiles. Ces méthodes permettent de livrer des projets plus rapidement et d’avoir une meilleure capacité à gérer les priorité business. Les grands bouleversements que nous traversons sont une occasion de changer non seulement ses outils, mais surtout ses méthodes de travail.

kanban

Les méthodes agiles telles que le Scrum ont été inventées par des startup qui avec peu de ressources devaient atteindre des objectifs ambitieux avec des deadlines très serrées.

#3 – Organiser un atelier et Workshop à distance, pour être créatifs en équipe!

Workshop et atelier : À quoi ça sert ?

On croit souvent que la créativité ne peut naître que si l’on est dans une belle salle avec un tableau et des post-its. D’autant plus si l’on vient dans un lieu inspirant et collaboratif comme Schoolab !

S’il est vrai que l’énergie et la réactivité des échanges favorisent la créativité, notamment dans des sessions de brainstorming, il est tout à fait possible de le pratiquer à distance si l’on s’organise bien.

Workshop et atelier à distance : Quel outil utiliser ?

Vous aurez besoin de 2 outils principaux :

  • un outil de visioconférence pour discuter, partager son écran, envoyer des liens ou texte dans le chat. Privilégiez un outil accessible via un lien sans installer de logiciel comme Google Hangouts ou Whereby.
  • un outil de collaboration visuelle pour noter ses idées, les organiser, les illustrer, les modifier, etc. Nous utilisons tout simplement Trello mais vous pouvez utiliser un outil plus dédié comme Yellow ou Klaxoon.

Comment réussir son workshop créatif ?

Quelques conseils et bonnes pratiques :

  • 1 personne = 1 ordinateur — comme pour un meeting, éviter les conversations à part qui excluent certains
  • préparer tout à l’avance — les liens de visioconférence, les outils de brainstorming, la répartition des équipes, etc.
  • avoir un déroulé précis — le temps passe très vite quand on est créatif et il est important de garder le rythme
  • prévoir des pauses — que chacun prenne le temps de se lever, de marcher un peu, de se faire un thé, etc.
  • ne pas faire autre chose — un workshop peut durer 2-3h et il est très facile de se déconcentrer et de partir sur autre chose

Un workshop à distance est plus contraignant et demande plus de préparation mais il peut également donner de meilleurs résultats !

Formez vos équipes aux méthodes agiles à distance et accélérez vos projets

2/3 des projets en entreprise se terminent hors budget et hors délai. Des plus grandes au plus petites entreprises, de nombreux cadres ont déjà connu un projet qui n’avançait pas et n’atteignait ses objectifs.

C’est le moment de former vos équipes aux méthodes de travail agiles et au digital. Nos formations sont assurées à distance.

Pourquoi ? Chez Schoolab nous pensons que la gestion de projet et en particulier celle des projets innovants est avant tout une question de méthode et d’accompagnement. Dans des temps de changement très court, vos équipes ont besoin d’outils, de formations et de conseils concrets sur comment collaborer et innover à distance.

75 % des entreprises utilisent la méthode agile pour accélérer le temps de livraison d’un projet

12th Annual State of Agile Report réalisée par VersionOne 

Contactez-nous pour faire accompagner votre entreprise dans la gestion du changement !

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