Au sein des lieux du Schoolab, des collaborateurs toujours plus nombreux se réunissent autour de projets innovants. Dans ce contexte, le Hackathon arrive à point nommé pour concentrer les idées et visions au service de l’Innovation. Schoolab détermine comment organiser un Hackathon pour booster l’intelligence collective et l’acculturation digitale.

Qu’est-ce qu’un Hackathon ?

Contraction de « hack » et « marathon », un Hackathon est un événement d’intelligence collective qui se veut intense et fédérateur. Le principe du Hackathon consiste à rassembler des équipes de collaborateurs pour trouver des solutions rapides et malignes, autour d’un thème ou d’un problème identifié.

5 conseils essentiels pour un organiser un Hackathon porteur de réussite

Depuis 5 ans, Quentin Cailluyer organise des Hackathons pour les grandes entreprises et institutions avec Schoolab. Voici ses 5 conseils essentiels pour porter un Hackathon vers la réussite :

• « L’intelligence collective et l’apprentissage par les pairs sont des facteurs clés dans tout Hackathon. On brainstorme avec ses membres d’équipe pour que les idées fusent. On confronte ses points de vue. On prototype en utilisant les compétences de chaque acteur et on partage cette énergie collective pour pitcher et convaincre. On apprend les uns des autres et on s’enrichit.
• On cultive la créativité. On sort de sa zone de confort. On change ses méthodes de travail. Les regards se décalent. La prise de recul est favorisée pour laisser de la place à la nouveauté. On ose.
• Il est indispensable de ne pas oublier la bienveillance. On s’écoute. Le collectif fait preuve d’empathie avec une ouverture d’esprit. On ne juge pas. Un climat propice est créé pour que chacun puisse s’exprimer librement. Le but est que la bonne idée puisse émerger et se concrétiser.
• On passe à l’action. Quel meilleur moyen d’apprendre que de faire ? Le learning by doing, ou apprentissage par la pratique, est incontournable. On prototype pour rendre l’idée concrète et on la teste. On fait, même à la va vite. En ce sens, il n’est plus question de laisser de place à la peur du “quick and dirty.” Le meilleur moyen de hacker un problème est de mettre la main à la pâte.
• On adopte une approche blended. On allie présentiel et distanciel dans les moyens pour avoir une approche globale et inclusive et aller à la rencontre de sa communauté d’utilisateurs. L’objectif est de solliciter différentes expertises et de s’affranchir des barrières géographiques. » 

Comment organiser un Hackathon ?

Avant le Hackathon

Au cours de cette phase de préparation initiale, un bon cadrage est indispensable. Il est nécessaire de s’aligner sur les objectifs du parcours apprenant et de préparer le processus du challenge, en veillant à une bonne définition d’un thème, voire même plusieurs, et à la sélection attentive des participants.

Pendant le Hackathon

Quentin Cailluyer, Responsable des Hackathons au Schoolab, conseille un format dynamique : « On rythme le challenge, on blinde la méthodologie et on ajoute une bonne dose de défi et de fun. »

Comment organiser un Hackathon dynamique ?

Pour parvenir à développer un format de Hackathon dynamique, « on s’immerge dans le Design Thinking et autres méthodologies d’Innovation en alternant 4 temps forts :

• Des moments d’inspiration,
• Des moments de collaboration,
• Des moments d’échange,
• Des moments de restitution. » Quentin Cailluyer Responsable des Hackathons au Schoolab.

Après le Hackathon

Après le Hackathon, il convient de prévoir l’atterrissage du challenge et d’anticiper les options de sortie avec un double enjeu : humain et Business. Voici la meilleure manière pour les participants de tirer profit de la transformation initiée pendant le Hackathon. De cette manière, les idées qui émergent pendant cette expérience d’intelligence collective peuvent être explorées à travers une série d’interrogations :

• Sur le plan humain, comment capitaliser sur les nouvelles compétences et manières de travailler développées pendant le Hackathon ?
• Comment prolonger cette énergie fédératrice ?
• Côté Business, y-a-t-il parmi ces idées des projets potentiels à faire mûrir et accélérer ?

Les 3 immanquables au succès du Hackathon

De façon globale, la participation du groupe de travail aux événements qui visent à se challenger est une occasion inédite de vivre une expérience de travail ludique et apprenante. En ce sens, les bénéfices stratégiques du Hackathon s’appliquent à l’ensemble des participants tout au long de l’événement.

Pour bénéficier d’une immersion performante au sein d’un Hackathon, il est nécessaire de disposer d’un accompagnement méthodologique important et des espaces de travail (physiques ou en mode digital) dédiés aux différentes étapes de l’événement.

Comment encadrer les équipes du challenge d’Innovation ?

Observé depuis plusieurs années dans l’accompagnement de projet d’Innovation, l’encadrement des équipes est le facteur inhérent à la réussite d’un Hackathon. Composé d’experts thématiques, de coaches méthodologiques et d’un Jury pluridisciplinaire, ce triptyque se complète à merveille. De plus, les interactions avec la communauté de participants sont mises en musique pour que la valeur ajoutée apportée soit la plus puissante possible.

Comment accompagner et former les participants du Hackathon ?

Pour accompagner et former les participants du Hackathon, il est important de prendre en compte que chaque partie prenante du triptyque joue un rôle différent et d’autant plus complémentaire. En quelque sorte, les coaches méthodologiques présents tout au long du challenge apportent un cadre.

En outre, ces experts en Innovation accompagnent les équipes pour valider les différents points d’étapes fixés par les membres du Jury. Ces derniers sont d’une immense valeur pour les équipes lors des étapes de validation.

Cette démarche permet aux équipes de confronter leur travail (données recueillies, idées,…) avec un regard extérieur non biaisé. Les experts thématiques sont quant à eux sollicités par les groupes de travail de façon continue, tout au long du Hackathon. Ces experts thématiques apportent également aux participants une connaissance métiers. De la sorte, il devient plus simple de lever des barrières techniques ou encore de connecter les projets avec des initiatives existantes.

Où organiser un Hackathon d’entreprise ?

Après avoir identifié, construit et briefé son triptyque d’animation idéal, il est opportun de consacrer du temps au choix des espaces consacrés au challenge. Historiquement, pour choisir un espace dédié à l’organisation de ce type d’événement, il était d’usage de se tourner naturellement vers les acteurs de l’événementiel. Actuellement, la situation amène les organisations à imaginer de nouveaux formats digitaux.

Hackathon en présentiel ou en ligne : lequel choisir ?

Organiser un Hackathon au format présentiel

Lorsqu’un espace physique est choisi pour accueillir les participants du Hackathon, il est recommandé de penser l’espace de manière stratégique. Le but est de fournir aux participants la plus grande liberté possible dans l’organisation des séquences de travail. Dans cette optique, le Hackathon en présentiel peut se dérouler au sein d’un lieu doté de multiples espaces :

• Un camp de base, symbole des rituels de l’équipe tout au long du Hackathon et des séquences d’intelligence collective.
• Des salles de créativité pour libérer les esprits et imaginer le futur.
• Des salles de prototypage pour la mise en forme de concepts innovants.
• Une plénière pour restituer, partager et présenter son projet.
• Une salle de sieste pour reposer les esprits créatifs.

Organiser un Hackathon au format digital

Privilégié depuis quelques mois, le Hackathon au format digital demande une anticipation importante et de la rigueur, en termes de construction des espaces de travail en ligne. Il en va de même pour la gestion des accès aux différentes parties prenantes. Dans tous les cas, voici 3 éléments stratégiques qui font partie intégrante aujourd’hui du Hackathon au format digital :

• Un espace dédié aux différentes étapes méthodologiques : cet espace est mis à la disposition des participants et inclut l’accès à un toolkit, une liste de livrables attendus et au contenu lié aux thématiques de travail.
• Un espace de travail propre à chaque équipe : le but est de regrouper l’ensemble des recherches qui nourrissent la réflexion du projet et de pouvoir déposer les différents éléments de travail collaboratif.
• Un service de messagerie instantanée pour solliciter d’autres ressources, échanger avec l’ensemble des participants et organiser les sessions du Jury.

Avec une approche 100% digitale, il s’avère que le Hackathon est doté de 3 atouts majeurs : une capacité à engager un plus grand nombre de personnes, une barrière géographique qui se brise et qui ouvre de plus grandes opportunités et une réduction des coûts, en comparaison avec un Hackathon à distance.

Hackathon au format hybride mêlant un espace physique et digital

Réaliser un Hackathon et adopter une approche en blended permet de tirer le meilleur des spécificités du digital et du présentiel. Dans ce cas de figure, il est nécessaire de construire les séquences de travail en fonction des différentes étapes méthodologiques et de la nature des temps forts. Voici le conseil de Schoolab pour orchestrer un Hackathon hybride, en se basant sur les points clés suivants :

• Privilégier le présentiel pour la phase de conception et de présentation finale.
• Privilégier le format digital pour le kick-off du challenge et les séquences d’appropriation des méthodes et outils utilisés.

Pourquoi réaliser un Hackathon d’entreprise ?

La raison principale qui justifie de réaliser un Hackathon d’entreprise est que ce type d’événement est en mesure de répondre à des objectifs différents détaillés ci-dessous. D’autre part, le Hackathon d’entreprise est avant tout un moyen formidable d’aller plus loin dans ses projets d’Innovation. Cet événement permet d’engager, d’aligner et de faire travailler une multitude de profils (étudiants, citoyens, collaborateurs, retraités,…), dans un contexte où le repli sur soi peut avoir tendance à prendre le dessus. 

Les 3 objectifs les plus présents dans les Hackathons organisés par les équipes de Schoolab

Innover en dehors des silos de l’entreprise

Plébiscité par les organisations, le Hackathon est une opportunité d’engager des profils pluridisciplinaires autour d’une problématique commune pour faire émerger un maximum d’idées. L’utilisation des principes d’intelligence collective permet d’atteindre cet objectif dans un laps de temps court.

Voici le choix fait par le Ministère de la transition écologique et solidaire et l’ADEME. Cette Agence De l’Environnement et de la Maîtrise de l’Énergie organise un Hackathon digital pour sensibiliser et trouver des solutions dans le but de faciliter la rénovation énergétique. Pour accompagner ce projet, Schoolab recrute 150 participants. En somme, le collectif engagé fait émerger 28 concepts, dont 6 sont aujourd’hui accompagnés par des acteurs spécialisés. 

Organiser un Hackathon pour engager, former et souder les participants 

La structuration d’un Hackathon et les principes d’intelligence collective qui le composent, permettent de créer des moments de teambuilding et de cohésion entre les participants. Tout ceci avec l’inclusion du développement de nouvelles compétences lors des sessions de formation.

Il s’agit du choix que fait l’EDHEC depuis 2017 aux côtés de Schoolab. Chaque année, 700 étudiants du programme Grande école sont plongés pendant 28h dans un challenge aux côtés de 10 organisations qui sponsorisent le Hackathon. Par ailleurs, des problématiques de travail sont confiées aux étudiants. Le Hackathon se révèle être une occasion pour les partenaires du studio d’Innovation d’aller plus loin dans leurs projets :

• Travailler leur marque employeur.
• Compter parmi les premiers acteurs à confier des projets d’Innovation à des étudiants.
• Acculturer et former par la pratique les collaborateurs présents.

Recruter des étudiants et développer sa marque employeur pour organiser un Hackathon

Utiliser le format Hackathon pour placer les candidats dans une posture de “maker” sur des projets liés à l’organisation peut être une moyen de les observer et les challenger en situation. Une fois immergé dans un cas pratique, il est beaucoup plus simple de se projeter et de révéler les soft et hard skills des candidats potentiels. Dans cet ordre d’idées, il est possible d’évaluer l’esprit d’équipe du collectif ou encore, d’évaluer la capacité à utiliser leurs compétences et qualités pour résoudre une problématique ou leur fit culturel.

L’innovation collective : clé de l’intelligence collective et de la durabilité

Fort de son expérience dans l’organisation et l’animation de Hackathons, Schoolab accompagne les organisations pour co-construire un Hackathon et mettre en action les collaborateurs en les plaçant au centre de la réflexion. Le studio d’Innovation permet aussi d’associer des profils extérieurs pour croiser les regards et apporter une nouvelle hauteur de point de vue.

Voici l’occasion parfaite pour enclencher des initiatives durables. Au Schoolab, l’aspiration portée est de réunir des individus autour de projets d’Innovation, tels que l’Open Innovation. Tout ceci au sein de lieux inspirants. Quoi de mieux pour y parvenir que de le faire à travers l’organisation de Hackathons ?

Tout en sachant comment organiser un Hackathon pour booster l’intelligence collective et l’acculturation du digital, il est possible d’aller encore plus loin. Pour passer à l’action, Schoolab vous accompagne pour co-concevoir un Hackathon sur mesure qui répond aux besoins de votre organisation.