26 mars 2020

5 étapes pour réussir son workshop à distance

Pierre de Milly
Partner chez Schoolab

Travailler à distance, ça ne veut pas dire travailler en solitaire. Il faut juste savoir bien s’organiser pour collaborer au mieux malgré la distance. Dans cet article, nous vous expliquons comment organiser un workshop de créativité à distance à partir d’un exemple avec un de nos clients à Schoolab.

Cas client de workshop à distance pour digitaliser les bars et restaurants

Objectif du workshop à distance : imaginer et prioriser les fonctionnalités d’un service digital pour les bars et restaurants

Participants : 8 personnes dont 2 facilitateurs Schoolab

Durée du workshop : 3h dont 1h de présentation et 2h d’exercices de créativité

Sans plus tarder, voilà nos conseils pour réussir un workshop à distance :

Conseil #1 – Bien préparer en amont son workshop à distance

Il est beaucoup plus difficile d’improviser lorsque vous êtes séparés par vos ordinateurs et une connexion parfois instable. Il est donc primordial de préparer en amont tout ce que vous pouvez préparer pour éviter les imprévus. Voici tout ce que nous avons préparé en amont :

  • la répartition des sous-groupes, affichées sur une slide et partagée en amont
  • les liens vers les différentes visio-conférences : plénière et sous-groupes
  • les boards Trello pour chaque exercice de créativité
  • des instructions pour l’usage de chaque outil, envoyées en amont (création de compte, etc.)
  • une série de règles à respecter, envoyée en amont
Les règles d'un bon workshop à distance
Les règles d’un bon workshop à distance

Conseil #2 – Suivre un déroulé détaillé

De la même manière, il est important d’avoir un déroulé détaillé du workshop et de garder un oeil sur l’heure au fur et à mesure. Quelques conseils :

  • prévoyez un peu moins de temps pour chaque exercice qu’en présentiel, les conversations à distance s’enflamment moins et durent généralement moins longtemps
  • partagez le déroulé en amont et rendez-le accessible pendant tout le workshop afin que les participants soient autonomes

Nous avons divisé notre workshop en 4 temps :

  • 30 min – Présenter les objectifs et le déroulé, rappeler les instructions techniques et surtout, ice-breaker à distance (quelques idées dans cet article)
  • 30 min – Inspirer sans brider la créativité : benchmark d’innovations similaires, retours d’interviews utilisateurs et recommandations
  • 1h – Imaginer une solution idéale : en 2 sous-groupe, dans des conversations séparées, en suivant chaque étape d’un parcours utilisateur
  • 1h – Prioriser les idées : tous ensemble, noter chaque idée puis évaluer sa faisabilité avant de lui donner un ordre de priorité Quelques bonnes pratiques empruntées à une application bien connue
Bonnes pratiques de l'app Deliveroo
Quelques bonnes pratiques empruntées à une application bien connue

Conseil #3 – Gérer la concentration

Il est plus facile de se déconcentrer quand on est assis devant son ordinateur que tous ensemble dans la même pièce. Entre les mails, notifications, onglets ouverts, etc. on a vite fait de perdre le cours de la conversation.

Quelques conseils pour éviter de perdre vos participants :

  • ne dépassez jamais 3h de workshop, au-delà les participants risquent d’être sollicités ailleurs et de faire deux choses en même temps
  • donnez du rythme en animant la conversation, en sollicitant des tours de table, en interrogeant directement les participants qu’on entend moins
  • prévoyez des temps de pause et de détente, en partageant de la musique, une vidéo ou encore en invitant chacun à aller se faire un café et peut-être faire visiter son lieu de travail à distance

Conseil #4 – Exploiter au mieux les outils digitaux

Bien sûr, quand on travaille à distance, il faut bien choisir ses outils. Mais il ne s’agit pas tant de trouver le bon outil que de savoir l’exploiter au mieux.

Pour notre workshop, nous avons utilisé 3 outils :

  • Microsoft Teams pour la visio-conférence (c’est l’outil déjà utilisé par notre client)
  • Google Slides pour partager les instructions et l’agenda
  • Trello comme support de créativité (l’équivalent digital d’un tableau blanc + post-its)

Afin que les participants utlisent au mieux les outils, prenez le temps de faire une démonstration des fonctionnalités les plus utiles en partageant votre écran.

Par exemple, Trello propose plusieurs fonctionnalités bien utiles lors d’une séance de brainstorming :

  • les multiples raccourcis clavier permet d’aller très vite pour s’assigner à une carte (Espace), ajouter une carte au milieu de d’une liste (N), archiver une carte (C) ou ajouter une étiquette (L)
  • l’extension Vote permet à chacun de voter (une seule fois par carte) pour les cartes de son choix (raccourci clavier : V), par exemple en votant pour ses idées préférées
  • on peut assigner les participants au carte (Espace pour s’assigner soi-même) afin de suivre qui a eu quelle idée – prenez le temps d’ajouter votre photo afin qu’on identifie vos cartes rapidement
  • le fond du tableau Trello peut être remplacé par une photo afin de mettre les participants dans l’ambiance du projet (un bar animé dans notre cas) – choisir la photo peut faire l’objet d’un mini ice-breaker avant de démarrer le brainstorming
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Notre tableau Trello après 20 minutes de brainstorming intense

Conseil #5 – Bien restituer en aval

Après 3h de workshop bien intense, il est temps pour chacun de retourner à ses occupations, que ce soit aller déjeuner ou rattraper ses mails en retard.

Mais avant de se quitter, il faut prendre le temps de bien restituer car on risque de passer vite à autre chose et de perdre tout le travail réalisé.

Quelques conseils pour faciliter la restitution suite à une séance de créativité :

  • utilisez les outils à votre disposition ! Pas besoin de créer un document à part, le tableau Trello peut servir de support de restitution
  • prenez le temps de reformuler les cartes Trello et autres supports pendant la discussion afin de pouvoir les utiliser tels quels à la fin
  • ajoutez des commentaires et notes sur les cartes-idées pour garder trace de toutes les discussions qu’elles ont suscitées
  • profitez d’avoir tout le monde en même temps pour s’accorder sur les prochaines étapes et alignez les agendas si besoin. À distance, on a moins d’occasion de se parler tous ensemble donc autant en profiter !

Voici donc nos 5 étapes pour réaliser un workshop à distance. Si vous souhaitez être accompagnés dans la conception et/ou l’animation de votre workshop, n’hésitez pas à nous contacter.

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