Le contexte actuel de lutte contre l’épidémie de COVID-19 est l’occasion d’apprendre à mieux travailler ensemble à distance. Une entreprise qui arrive à collaborer aussi bien à distance qu’en présentiel à beaucoup à y gagner :
- plus de flexibilité pour équilibrer vie perso/vie pro ;
- un plus large vivier de talents pour le recrutement ;
- moins de déplacements donc une empreinte carbone réduite et moins de temps perdu dans les transports ;
- la possibilité de s’isoler pour se concentrer sur du travail de fond.
Mais tandis que le remote est déjà largement pratiqué dans les métiers créatifs ou techniques (designers, développeurs, architectes, etc.), il semble plus contraignant pour des métiers où les échanges, les discussions, les rencontres composent la majorité de nos journées.
C’est notre cas à Schoolab où nous favorisons la collaboration et l’agilité en animant des workshops, design sprints, hackathons, weekly meetings, etc. Nous vous proposons ici les bonnes pratiques pour les 3 formats que nous pratiquons le plus à distance : webinaires, meetings & workshops. Mais avant tout :
Chaque outil supplémentaire doit être pris en main et demande de nouvelles habitudes. Dans la majorité des cas, vous avez besoin d’un outil de visio-conférence et d’un outil de collaboration écrite ou visuelle. Et c’est tout !
Découvrez dans cet article :
- 5 conseils pour garder ses équipes productives
- Les webinaires pour mieux former ses équipes
- Comment organiser ses réunions à distance ?
- Comment organiser un atelier à distance pour être créatif ?
5 conseils pour garder ses équipes productives
- Manager les collaborateurs de manière efficace : il est important que les managers soient en mesure de communiquer clairement avec leurs collaborateurs et de les guider dans leur travail, même à distance. Cela peut inclure la mise en place de réunions régulières par vidéoconférence, la définition d’objectifs et de tâches clairs et la fourniture de feedback constant.
- Favoriser la confiance entre les collaborateurs et le manager : la confiance est essentielle pour maintenir une bonne performance et une bonne cohésion d’équipe, même lorsque les collaborateurs travaillent à distance. Les managers doivent donc être ouverts et transparents dans leur communication et montrer leur confiance en leur équipe en leur donnant l’autonomie nécessaire pour accomplir leur travail.
- Organiser le travail de manière efficace : la mise en place d’une organisation claire et efficace est cruciale pour maintenir une performance optimale lorsque les collaborateurs travaillent à distance. Cela peut inclure la définition de jours de travail et de plages horaires dédiées au travail, ainsi que la mise en place de systèmes de suivi et de gestion des tâches.
- Maintenir la cohésion d’équipe : le télétravail peut parfois entraîner une sensation d’isolement ou de déconnexion pour certains collaborateurs. Il est donc important que les managers organisent régulièrement des activités pour maintenir la cohésion d’équipe, telles que des réunions de groupe ou des événements de team building en ligne.
- Gérer les problèmes de motivation et de performance : la situation de télétravail peut occasionnellement entraîner une baisse de la motivation ou de la performance de certains collaborateurs. Il est important que les managers soient attentifs à ces problèmes et travaillent avec les salariés pour trouver des solutions pour les surmonter.
#1 – Management et télétravail : les Webinaires pour mieux informer
Webinaire : à quoi ça sert ?
Comme une réunion d’information ou une conférence, le webinaire sert à informer sur un nouveau process, projet, etc. et à répondre aux questions, notamment au-delà de 15-20 participants.
Webinaire : quel outil utiliser ?
Utilisez un outil descendant où seul le speaker parle. Les plateformes de live streaming comme YouTube Live ou Twitch sont particulièrement adaptées.
Si vous n’avez pas accès à ces outils ou qu’ils sont trop techniques, vous pouvez utiliser un outil de vidéoconférence comme Google Hangouts ou Zoom qui supportent plusieurs dizaines, voire centaines de participants à la fois en version pro.
Dans ce cas, demandez aux participants de couper leurs caméras et micros afin de laisser la place au speaker principal.
Il vaut mieux récolter les questions des participants par écrit (dans le chat annexe à la visio) et les lire à voix haute à tous avant d’y répondre comme on le ferait dans une conférence.
Comment réussir son webinaire ?
Quelques conseils et bonnes pratiques :
- prévoir 15 minutes d’installation de tous les participants et de soucis techniques ;
- préparer un support visuel (slides, démo, etc.) écrit suffisamment gros pour être lisible par tous ;
- être plus court et concis qu’en présentiel : on se déconcentre plus facilement à distance ;
- donner du rythme en posant des questions et en lisant les réponses dans le chat ;
- répéter les points importants plusieurs fois au cas où certains les ont manqués (problème de son, latence, déconcentration…).
Si vous suivez tous nos conseils et faites preuve de bon sens et d’inventivité, tout se passera bien et vous découvrirez peut-être que vos participants ont retenu plus de choses que si vous les aviez vus en personne !
#2 – Management et télétravail : comment organiser ses meetings et réunions d’équipe pour se coordonner ?
Meeting à distance : à quoi ça sert ?
Le meeting à distance est déjà beaucoup pratiqué en entreprise, mais il a souvent mauvaise réputation : sujets qui durent, participants qui lisent leurs mails, etc. Pour éviter cela, il doit avoir un objectif clair : coordonner une équipe avant de se remettre chacun à ses tâches de manière efficace.
Réunions à distance : quel outil utiliser ?
Les outils de visioconférences sont parfaitement adaptés : Google, Hangouts, Zoom, etc. mais il faut suivre des règles strictes :
- 1 personne = 1 ordinateur — si plusieurs participants sont dans la même pièce, ils risquent de parler entre eux et d’exclure les autres ;
- se mettre dans un endroit calme avec une connexion stable — sinon, couper son micro ;
- activer sa caméra — la communication passe aussi par le visage ;
- partager son écran le plus possible — par exemple sur un board Kanban ou un rétroplanning.
Télétravail : comment réussir son meeting d’équipe ?
Quelques conseils et bonnes pratiques :
- éviter de dépasser 30 minutes — on se déconcentre plus facilement à distance et les tentations sont nombreuses ;
- composer l’ordre du jour en amont : que chacun prenne le temps de préparer les sujets qu’ils souhaitent partager ;
- prioriser les sujets : on ne peut pas parler de tout, ne pas hésiter à remettre des sujets à plus tard
- prendre des notes : sur le moment plutôt qu’après-coup, plutôt dans un outil de gestion de projet que dans un document ou mail.
Vous pratiquez sûrement déjà des meetings à distance, mais ces quelques conseils peuvent vous aider à les rendre plus efficaces et à mieux coordonner votre équipe !
Notre conseil : c’est le moment de passer en mode projets agiles
Depuis 10 ans, nous formons les entreprises du CAC 40 et les PME aux méthodes agiles. Ces méthodes permettent de livrer des projets plus rapidement et d’avoir une meilleure capacité à gérer les priorités business. Les grands bouleversements que nous traversons sont une occasion de changer non seulement ses outils, mais surtout ses méthodes de travail.
Les méthodes agiles telles que le Scrum ont été inventées par des startups qui avec peu de ressources devaient atteindre des objectifs ambitieux avec des dates limites très courtes.
#3 – Management et télétravail : organiser un atelier et Workshop à distance pour être créatifs en équipe !
Workshop et atelier : à quoi ça sert ?
On croit souvent que la créativité ne peut naître que si l’on est dans une belle salle avec un tableau et des post-its. D’autant plus si l’on vient dans un lieu inspirant et collaboratif comme Schoolab !
S’il est vrai que l’énergie et la réactivité des échanges favorisent la créativité, notamment dans des sessions de brainstorming, il est tout à fait possible de le pratiquer à distance si l’on s’organise bien.
Workshop et atelier à distance : quel outil utiliser ?
Vous aurez besoin de 2 outils principaux :
- un outil de visioconférence pour discuter, partager son écran, envoyer des liens ou texte dans le chat. Privilégiez un outil accessible via un lien sans installer de logiciel comme Google Hangouts ou Whereby ;
un outil de collaboration visuelle pour noter ses idées, les organiser, les illustrer, les modifier, etc. Nous utilisons tout simplement Trello, mais vous pouvez utiliser un outil plus dédié comme Yellow ou Klaxoon.
Comment réussir son workshop créatif ?
Quelques conseils et bonnes pratiques :
- 1 personne = 1 ordinateur : comme pour un meeting, éviter les conversations à part qui excluent certains ;
- préparer tout à l’avance : les liens de visioconférence, les outils de brainstorming, la répartition des équipes, etc ;
- avoir un déroulé précis : le temps passe très vite quand on est créatif et il est important de garder le rythme ;
- prévoir des pauses : que chacun prenne le temps de se lever, de marcher un peu, de se faire un thé, etc ;
- ne pas faire autre chose : un workshop peut durer 2-3h et il est très facile de se déconcentrer et de partir sur autre chose.
Un workshop à distance est plus contraignant et demande plus de préparation, mais il peut également donner de meilleurs résultats !
Formez vos équipes aux méthodes agiles à distance et accélérez vos projets
2/3 des projets en entreprise se terminent hors budget et hors délai. Des plus grandes aux plus petites entreprises, de nombreux cadres ont déjà connu un projet qui n’avançait pas et n’atteignait pas ses objectifs.
Pourquoi ? Chez Schoolab, nous pensons que la gestion de projet et en particulier celle des projets innovants est avant tout une question de méthode et d’accompagnement. Dans des temps de changement très court, vos équipes ont besoin d’outils, de formations et de conseils concrets sur comment collaborer et innover à distance.
En conclusion, le management et le télétravail sont deux éléments clés pour garantir une productivité optimale de l’équipe. L’organisation et la gestion du temps sont essentielles pour permettre aux salariés de mener à bien leurs missions tout en étant en télétravail. Microsoft Teams et d’autres outils de collaboration peuvent être utiles pour maintenir la communication et la coordination entre les membres de l’équipe.
Il est également important de veiller à ce que chaque collaborateur ait les compétences et les outils nécessaires pour réaliser ses tâches de manière efficace. Le cadre de travail doit être clairement défini et les objectifs doivent être communiqués de manière claire afin que chacun puisse se concentrer sur ses missions.
Le télétravail peut également avoir un effet positif sur la qualité de vie au travail et la motivation des salariés. Cependant, il est important de maintenir un niveau de contrôle et de supervision adéquat pour s’assurer que les membres de l’équipe restent productifs et motivés.
En fin de compte, le management et le télétravail sont deux éléments clés pour garantir une productivité optimale de l’équipe. En veillant à une bonne organisation, en fournissant les outils et les compétences nécessaires aux salariés et en maintenant une communication et une collaboration efficaces avec les collègues, il est possible de garantir une productivité optimale et une qualité de travail élevée, même en télétravail.
