17 mars 2020

Manager en télé-travail : comment garder des équipes productives ?

Télé-travail, Workshop, réunions, créativité, DesignThinking… le télétravail n’est pas limité à un changement de bureau mais offre l’opportunité de changer de méthode de travail.

5 millions d’employés dans les entreprises pratiquaient déjà le télé travail avant la crise sanitaire

Etude Malakoff Médéric – Humanis. LP/Philippe de Poulpiquet

Les sociétés réfléchissent depuis longtemps à de nouveaux modèles de collaboration imposant moins de déplacement tout en optimisant le collectif. Les crises actuelles accélèrent dramatiquement ces évolutions et interrogent les structures d’accompagnement dont Schoolab. Comment manager ses équipes et les garder engagées en télé-travail ?

2/3 des projets en entreprise se terminent hors budget et hors délai

C’est l’occasion de faire un auto-diagnostic de l’efficacité de ses équipes. Travailler dans le même bureau ne signifie pas toujours que les équipes fonctionnent de manière optimale

Seul 1/3 des projets en entreprise est terminé en respectant le délai et le budget initialement prévus 37% échouent à cause d’un manque d’objectifs précis. Que ce soit pour le lancement du nouveau site internet, pour la refonte design d’un catalogue ou pour changer un outil interne, chaque département en entreprise peut être confronté à des problèmes de gestion de projet. Contraintes de s’adapter à de nouvelles contraintes d’organisation, les grandes entreprises ont le choix de percevoir le changement comme une opportunité pour changer leurs méthodes de travail et booster l’acculturation de leurs équipes.

Comment sont organisées les entreprises les plus efficaces et innovantes ?

La méthode Lean Startup et agiles au coeur de l’efficacité

Aux Etats-Unis, les startup et les GAFA ont adopté de nouvelles méthodes de gestion de projet basées sur la Méthode Agile théorisée par Eric Ries dans son fameux ouvrage Lean Startup.

Extrait de Lean Startup : « L’expérience de nombreuses start-up nous a permis d’observer que, dès les premiers instants d’un nouveau projet, l’équipe s’engage dans deux processus :

  • Un processus d’apprentissage : à partir du service qu’elle imagine, l’équipe essaye de produire une valeur suffisante pour intéresser des clients . Ce processus se fait fréquemment par tâtonnement, intuition et nombreux coup de chance — ou de malchance.
  • Un processus de détérioration : au fur et à mesure, les équipes épuisent leurs ressources internes — par fatigue, angoisse, usure — et leurs ressources externes en termes de capitaux, crédibilité ou patience de leurs proches. « 

Pour éviter cette dispersion des équipes il faut découper de grands projets ambitieux en une multitude de petits projets. Cela permet de mieux suivre les dates de rendu et le scope de chacun. Cette méthode repose sur l’idée qu’il faut :

  • valider le projet le plus tôt possible en créant une version simplifiée de son projet (Minimum Viable Product)
  • livrer des projets en les découpant en sous tâches très petites et précises
  • ne pas faire de roadmap et rester agile pour bousculer ses plans selon les réactions du consommateur à notre MVP.

75 % des entreprises utilisent la méthode agile pour accélérer le temps de livraison d’un projet

12th Annual State of Agile Report réalisée par VersionOne 

Management en télé -travail : Comment utiliser les méthodes agiles ?

Chacun se fixe un objectif clair à atteindre chaque semaine

Dans la méthode Agile et Scrum, le manager va créer des moments clés à la gestion de projet. Par exemple, le lundi matin, en télétravail il va organiser une vidéo-conférence d’équipe très rapide où chaque personne donne l’objectif qu’elle va atteindre cette semaine en 1 minute maximum. Le vendredi, chacun explique s’il a atteint les objectifs fixés. Plus besoin de contrôler vos équipes ou d’avoir peur qu’elles manquent d’efficacité car chaque personne s’engage chaque semaine sur un objectif clair et atteignable. Chaque semaine vous pouvez faire évoluer les priorités selon les urgences business. Utilisez un board Kan-Ban pour suivre qui-fait-quoi et les deadlines

kanban

Quels réflexes pour bien manager à distance ? Les conseils du cabinet de formation La Suite

Après une semaine de confinement et des essais plus ou moins fructueux sur le télétravail dans chaque entreprise et l’animation de réunion en remote, nous avons démandé ses conseils au cabinet de coaching et formation en management La Suite , résidents au Schoolab Saint Lazare.

Conseil 1 : Donner des tâches très précises

Il faut donner un maximum de précisions à ses équipes : être encore plus explicite que d’habitude lors de l’attribution des tâches / missions. Explique ce qui est essentiel et non-négociable, qui propose, qui décide, sans oublier la deadline !

En management par télétravail il faut être encore plus précis que d’habitude et cadrer l’essentiel, les deadlines et qui décide

La Suite

Conseil 2 : Multiplier les contacts vocaux

Privilégiez le contact vocal au texte, avec une bonne qualité du son : mieux vaut un bon call de qualité qu’une visio-conférence de mauvaise qualité. N’oubliez pas que les mots comptent peu et que la majeure partie de la communication est non-verbale et para-verbale. Avec les messageries comme Slack la communication peut être fluidifiée, attention à ne pas noyer vos collègues sous trop de messages tout de même.

Comment maintenir un lien fort avec ses équipes quand on les voit plus ? En période de crise être un bon manager ne se résume pas à organiser les tâches de l’équipe, c’est également créer un lien fort d’une façon différente.

Etienne Gatti
Manager à Schoolab

« Dans le contexte actuel il est nécessaire plus que d’habitude de veiller à toujours être disponible pour ses équipes et de multiplier les one to one. En effet, selon les conditions de vie le confinement peut s’avérer pesant et une bonne compréhension et écoute de vos collaborateurs permet de maintenir la motivation et d’accompagner dans l’organisation du travail.« 

Conseil 3 : Un point to-do chaque jour

Demandez à chaque personne de votre équipe de partager sa priorité du jour, tous les matins sur le whatsapp de l’équipe par exemple ou sur slack. C’est un excellent moyen pour suivre les projets et augmenter la cohésion d’équipe. C’est aussi le moment pour mettre à jour votre board KanBan si vous travaillez avec les méthodes agiles.

Julie Lejour, Team coach, Partner @ La Suite

Avec le management en télé-travail à plein temps le manager doit éliminer le superflu, et on doit aller davantage droit au but. C’est le bon côté des choses !

Nicolas Enderlé – La Suite

Conseil 4 : Donnez un feed-back positif par jour

Enfin, pour conserver la motivation, choisissez chaque jour un collaborateur et donnez lui un feedback positif en soulignant l’impact positif que son comportement a entraîné. Pas besoin de vous limiter à votre équipe : encouragez des personnes avec qui vous collaborez sur des projets ou un manager qui vous impressionne par son adaptation ou ses idées en temps de crise.

illu

45 % des employés estiment que l’écoute est la qualité première d’un manager

Sondage OpinionWay 2018

Réunions d’équipes : Comment animer ses équipes à distance ?

Le meeting à distance est déjà beaucoup pratiqué en entreprise mais il a souvent mauvaise réputation : sujets qui durent, participants qui lisent leurs mails, etc. Pour éviter cela, il doit avoir un objectif clair : coordonner une équipe avant de se remettre chacun à ses taches de manière efficace.

Quels outils et conseils pour animer vos webinar,meeting et workshop ?

Lisez nos conseils pour animer à distance vos :

  • Ateliers et Workshop
  • Réunions d’équipe
  • Webinar

5 résultats observés par les managers qui utilisent les méthodes agiles

  • Accélération du temps de livraison d’un projet (75%) ;
  • Gestion le changement de priorités (64%) ;
  • Augmentation de la productivité (55%) ;
  • Amélioration de l’harmonisation entre les besoins de l’entreprise et de l’équipe (49%) ;
  • Augmenter la qualité des rendus (46%). (source)

79 % des télé-travailleurs ont une plus grande productivité les jours où ils travaillent à distance

Etude Malakoff Médéric – Humanis. LP/Philippe de Poulpiquet

Contactez nous pour former vos managers et vos équipes aux méthodes agiles et délivrer vos projets plus rapidement.

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